人を分析して職場でどのように上手に応対しますか？

　　質問に答える技術が必要ですか？「もちろん」日本コミュニケーション学の専門家、桜井弘さんと内山辰美さんは、長期的な研究で、「問題に答える技術は生まれながらの能力ではないということを発見しました。スキルを身につけることで、上手な応答者になれるのです。

　　質問の内容を確定する

返事が早い人もいれば、素早い人もいるようです。しかし、多くの場合、私たちは答えが違っています。相手の真意がはっきりしていないからです。上司が馬佳に「最近仕事で何か問題がありましたか？」社長は霧のような顔をしていました。「プロジェクトの進捗を知りたいだけです。あなたがどんな困難に出会うかを見てみたいです。」

質問の内容を確定することが答えの鍵です。この時、聞き返すということは、「あなたの意味は……」「あなたが知りたいのは…」これはあなたに思考を整理する時間があるだけではなくて、その上も相手にあなたが厳格で落ち着いている人だと感じさせることができます。さもなくば、半分を知っていてと滔々としゃべって、結局あなたが長い間話したのかもしれませんが、全くアイデアになっていません。社長が辛抱強い限りの人なら、自分を表現する機会は多くないです。

　　答えは簡単で明確でなければならない。

質問に答えます。特に社長の質問は、特に簡潔で明確にし、最も重要な話を選ぶように注意します。「らしい」「たぶん」という言葉は使わないようにしましょう。命が惜しくて、ある人はほとんどこのような語彙を口癖にしました。なぜサンプルが時間通りに出てこなかったのですか？はずです一昨日はメーカーと溝を通過しました。製品はこんなに短い工期で作られたことがないので。私たちが予約した時間より少し遅くなりました。」もし社長が黙っていたら、耳を立てて聞いていると思わないでください。彼はもうこのような曖昧さに怒っています。

簡単明瞭にするには、二つのテクニックがあります。一つは短文を多く使うこと、二つは結論を先に言ってから推測することです。「一昨日はメーカーと相談しました。主に二つの原因があります。一つはサンプルの工期です。二つはサンプルを確認する基準です。工期は二週間だけでとても緊張しています。事前に見積もっていた納期は十分ではないです。キャンディがそう言ったら、もっといいですか？

　　具体的には「三時法」と答えます。

私たちは一つの問題を聞かれたら、提供してもらえますか？具体的な答えあなたのコミュニケーション態度がより積極的であることを相手に感じさせます。同僚は真剣に康亮さんに聞いてみました。「英語の会話の授業で何回勉強したと聞きましたが、効果はどうですか？」このような答えは聞こえはいいですが、相手に感じさせます。康亮はこの問題でもっと交流したくないです。もし康亮が「8回行ったことがあります。週に1回、全部で24週間かかります。積極的に電話して、外国人の先生と簡単に交流できます。答えの効果は大きく変わります。

具体的に質問に答えられる「三点法」を試してみてください。例えば、年末の人事担当者が上司の評価について話してください。「仕事の能力」「リーダーシップのスタイル」「人柄の特徴」の三つの面から答えられます。「三点法」の利点は、内容が多くないことです。重要な内容を迅速に組織し、相手に分かりやすくすることができます。特に発散的で定説のない「漠然とした質問」には、「仕事の状況」「チームイメージ」など、具体的な回答が多いことがわかります。

　　問題の隠れた本心を捜し出す

ブルーが応募した時、HRは試用期間3ヶ月を承諾しました。正社員になったら、給料は一級アップします。しかし、4ヶ月目に彼女がもらった給料は元と同じです。ブルーは主管を見つけて、直接に質問しにくいです。「会社に来て4ヶ月です。私の仕事について何か意見がありますか？」でも、ブルーの表情はまだ不自然です。担当者は気づきましたが、電話が鳴りました。すぐに他のことを処理します。彼女は二ヶ月後になってやっとHRのレポートにミスがあったことを知りました。

表現が下手であるか、あるいは何かの心配があるので、質問者は自分の本当の考えを問題の背後に隠している場合が多いです。この場合は、応答者が高度なコミュニケーションスキルを備え、質問者の真意を鋭く読み取る必要があります。これは全く不可能ではないです。質問者をよく観察してください。研究によると、言語伝達の情報はすべての情報の7%だけを占め、態度、表情、動作などの視覚情報は55%以上を占めている。ですから、会話の中の非言語情報を活用して、いつも「より誠実」に相手の意図を理解させます。

　前向きに答える

時には、相手の質問は明らかに一言で聞いても、あなたの答えには関心がないようです。例えば同僚のAさんがお茶を汲んでから席を通ります。「何の本を読みますか？」

このような質問にはどのような回答の価値がありますか？もちろんあります。もしあなたとある人が関係が淡々としていたら、いつも挨拶にとどまっているようです。質問しても、相手は答えに関心がないと感じています。積極的に答えてみてください。あなたたちの関係を促進する可能性があります。この本は先週のヒット本ですが、読みたいですか？

また、相手が先に自分の意見を表明してから、あなたの態度を聞きたいです。あなたと相談したいです。実は相手の質問には、「私の考えはいいでしょう」という意味が含まれていて、あなたの肯定を期待しています。この時は、「あなたの考えは正しいです」というポジティブな答えをしてから、あなたの意見を言ってください。会話がもっと楽しくなると思います。