企業文書管理の方式

コンピュータ事務の普及に伴い、企業情報化は電子文書を企業の知恵と財産の主要な担体にならせて、情報化の程度はもっと高くて、企業の生む電子文書はもっと多くなります。企業文書を管理し、十分に利用できるかどうか企業知的財産の価値は、企業情報化の重要な指標だけでなく、企業の発展の大計にも関わる。

従来の企業文書はすべて企業のローカルコンピュータに保存されています。文書に対する分類によって、企業は文書関連ディレクトリに保存すると、複数のサブディレクトリが出現する可能性がありますが、理論的にはルートディレクトリから始まり、おそらく長いパス（例えば、AコンピュータDディスクCディレクトリ下のBサブディレクトリ下のEファイル）を通過して、ドキュメントが見つかるまでです。効率第一の競争社会では、このようなことは許されません。そこで、人々は検索の方法を採用してこの問題を解決し、樹状の文書構造を平坦化します。これも同じ問題が発生しました。正確さです。この問題は適切なソートメカニズムを設計して解決する必要があります。実際には、人機相互作用において順序付けは考慮に値する詳細であり、適切な順序付けメカニズムは企業文書をより秩序化させ、より良い可読性を有し、文書管理業務の効率を向上させることができる。

企業文書の順序付けメカニズムを理解するには、まず企業文書の基本構成を分析します。一般的に、企業文書は文字、写真、図面、表、オーディオ、ビデオなどのフォーマットで構成されています。種類はかなり複雑で、電子文書の多様性は文書管理に大きな不便をもたらします。大企業は一般的に当企業の業務に対して分析を行い、天文数字の人力・物力・財力を動員して、一連の完備した文書管理システムを構築しています。中小企業にとって、大量の資源を投入して自分の文書管理メカニズムを開発する必要はなく、多くは次のような方法を取っています。

一、E-MAIL方式

この方法は通常、文書をメール添付ファイルに保存する方法であり、中小企業でよく見られます。それは自分の先天的な利点があります。すなわち、伝播速度が速く、既存の成熟したメールシステム及びメールクライアントを利用して、企業文書を保存して配布することができます。欠点は明らかです。一つはファイルを圧縮してからアップロードしなければいけません。ダウンロードして解凍してから閲覧できます。時間がかかります。そしてメールボックスの保存とアップロードにはサイズ制限があります。もし企業のメールボックスの方式をとるならば、1つの費用はとても高くて、2つはネットのスピードの影響を受けるのがとても大きいです；もし大型のウェブサイトの提供するサービスを採用するならば、ネットのスピードが文書管理に影響することを考慮する以外、メールの添付ファイルの大きさの制限が企業のドキュメントの保存に対する不利な要素を考慮しなければなりません。さらに重要なのは、これらの文書は異なるメールボックスに分散して保存されているため、ドキュメントの共有利用が難しく、文書の迅速な検索が実現できないため、一つの企業文書が複数のバージョンが出現する可能性があり、他の予期せぬ状況に適応できないことである。

二、ファイル共有サーバ

企業内に共有サーバを構築し、文書をサーバーに置いてドキュメントの保存と共有を実現します。ファイルサーバでファイルを分類して保存することにより、ファイル共有は文書を管理し、比較的簡単な検索機能を実現することができますが、企業文書を掘り起こして再利用することはまだ難しいです。このような方式は基本的には文書の分類順序と時間順序付けの簡単な結合体なので、基本的な文書管理の需要を提供できますが、機能的には企業の文書管理の必要性を満たすことができません。

三、専門文書管理ソフト

いくつかの比較的大きいソフトウェア開発者は、例えば、易度、泛微ソフト、徳雅科技など、中小企業に多くの解決案を提供し、多くの専門文書管理ソフトを開発しましたが、ソフトウェアコストとトレーニングコストを考慮して、より多くの企業はSVNバージョンのコントロールツールを使って文書を管理しています。このような方式は比較的に先進的で、混合型のソート管理です。文書の出所、流れ、時間などをよくコントロールできます。ただ、技術の敷居が高く、専門性が高く、関連ソフトも複雑です。