たばこ商業システム公文書による「病症」処理と対策

公文書とは行為主体が社会活動の中で、一定の目的のために形成され、使用される特定の書式を持つ文字材料であり、公文書は文種から体式、処理、処理まで一定の法定性、統一性、規範性を持っている。公文書の運行過程において、安全、迅速、正確を実現しなければならない。

現在、たばこ商業システム公文書処理仕事は長年の努力を経て、基本的に規範化、制度化、科学化を実現したが、まだ無視できないものがいくつか存在する問題:

文種の使用は規範的ではない。国家行政機関が使用する公文書の文種は13種類に設定されている。すなわち、命令（令）、決定、承認、公告、通告、通知、通報、議案、報告、要請、意見、書簡、会議議事録、中国共産党機関が使用する文種は14種類あり、すなわち決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、陳情、承認、条例、規定、書簡、会議紀要、党と政府の交差使用の重複部分を除いて、党と政府機関が使用する法定公文書の文種は18種類ある。しかし、多くの部門や部門は上述の範囲を超えて文種を使用し、自分で文種を設置したり、文種を誤用したり、文種を合併したり、文種を明記しなかったり、公文書の文種名を書き落としたり、文種を乱用したりする現象が現れた。

公文書の様式が規範化されていない。『国家行政機関公文書様式』（GB/T 9704-1999）は国家行政機関公文書の制式の具体的な要求を明確に規定し、『中国共産党機関公文書処理条例』第7章も党の機関公文書の標準フォーマットを明確に規定した。しかし、実際の仕事の中で、多くの単位の公文書の制式は要求通りに実行されず、例えば版頭の制式は標準ではなく、文字番号に誤りがあり、番号は要求通りに行わず、署名者がなく、抄送、抄紙機関は勝手に設定し、甚だしきに至っては×××指導者を抄送し、緊急度の表示は明確ではなく、テーマ語は法定規定を守らず、一部の公文書は印刷単位と部数、タイプや校正人の名前などはありません。

公文書の運営が規範化されていない。文を出すのは適切ではなく、まず党と政府の区別がなく、党と政府機関のそれぞれの性質と職能が異なり、文種の使用は党と政府の分離の原則を堅持しなければならない。起草が厳しくなく、文書を起草する際に起草、初審査、審査、署名手続きを真剣に履行せず、文書を発行する代わりになる現象も現れた、配布が無秩序で、配布文書はプログラム通りに行われず、代わりに転送し、委託転送する現象は依然として存在し、公文書の適時性と正確性に影響を与えた、署名が許可されていない場合、署名書類を受け取る際には1件ずつチェックすることはできず、重要書類は1ページずつチェックしなければならず、登録書類には来文機関、文号、文種、内容などを真剣に記入しない、回覧が行き届かず、公文書処理部門は適時に文書の行方を把握できず、伝送漏れ、誤伝が発生し、指導者が文書を回覧する時に意見を批判するのは正確ではなく、タイムリーではなく、さらに圧文不弁を形成し、正常な仕事に影響を与えた、処理に力がなく、指示後の公文書、業務取扱部門は処理実行過程において期限と内容の要求に基づいて厳格に処理せず、適時に処理状況をフィードバックせず、公文書を虚構にした、監督・運営は厳格ではなく、現在のタバコ商業システムには専門的な公文書監督・運営機関と職場がないため、公文書の取り扱い過程において様々な主観的または客観的な原因によって実行することが困難である、アーカイブが不完全で、公文書の処理が完了した後、『中華人民共和国ファイル法』の要求に従って、適時に完全にアーカイブして保存することができず、公文書ファイルの整理を行ったが、依然として「帰らない」または「漏帰」現象が存在している、責任は不明で、統一的な公文書処理責任規定が不足しており、起草から回覧、処理、ファイリングまで明確で緻密な規律規定がなく、処理人員に責任感がない。{page_break}

たばこ商業システムの公文書運行の質を高めるには、党中央国務院の「条例」と「方法」を真剣に貫徹、実行しなければならない。秘書官の全体的な素質を高めなければならない。いくつかの規範的な規律規定を形成しなければならない。そうしてこそ、現在の公文書処理活動の受動的な局面を適時に逆転することができる。公文書処理の規範化、制度化、科学化の推進は当面の急務であり、「三化」も『国家行政機関公文書処理方法』の中で明確に提出された要求である。

タバコビジネスシステムの秘書官はほとんど職場で自ら育成し、鍛えられたものであり、情勢の発展に伴い、業務素質はさらに向上し、業務技能はさらに更新する必要がある。公文書処理人員は自覚的に思想道徳の修養を強化し、政策理論のレベルを高め、党の基本路線を実行する自覚を絶えず強め、率先して法を学び、法をわきまえ、終始政治上の冷静さと確固さを保ち、公文書処理の政策関係、法律関係、統一関係、規範関係を把握しなければならない。公文書処理人員は業務知識を真剣に学び、タバコ業界の改革と発展の新しい情勢に適応するよう努力し、それぞれの職場と仕事の任務を結びつけ、文字の基礎と公文書の処理能力を絶えず高めなければならない。タバコビジネスシステムは公文書取扱人員の業務訓練を強化し、公文書取扱人員の待遇を高め、公文書取扱機構を完備し、従業員を充実させ、必要な時に人材市場に向けて高素質の秘書人員を募集することができる。公文書処理人員は良好な仕事ぶりを持ち、私心のない奉仕の精神を持ち、職場を愛し、勤勉に仕事をしなければならない。科学的な人材観から出発して、仕事の実際から出発して、賢明な任能を選んで、政治がしっかりしていて、業績が際立っていて、業務が精通している同志に対して育成を強化して、重用を与えて、それを公文書処理チームの中に充実させます。

公文書の運営過程に現れたさまざまな問題と抜け穴に対して、確実に実行可能な措置：

党中央国務院の『条例』と『方法』を基礎に、業界の実際と結びつけて、さらに仕事の細則を制定し、規範管理を促進する。専門的な公文書処理と監督機関を設立し、専任の処理員を確定する。各種の管理規定と方法を確立すると同時に、常に検査し、賞罰を厳正にしなければならない。公文書処理人員の業務業績登録制度を確立する。年度別に仕事の業績状況を表にして登録し、個人ファイルに保存する。公文書の起草からファイリングまでの全過程において、処理員は『条例』と『方法』を厳格に執行し、起草を研究し、作成を審査し、受領を配布し、回覧して所定の位置に処理し、保存を監督しなければならない。