비즈니스 예의: 몇 가지 전화 받는 예의상식

전화 받는 예의

1, 두 번째 벨소리가 울리면 가장 좋은 접청 타이밍이다.

너무 빠르거나 느리거나 전화를 받는 것은 모두 적합하지 않다.

첫소리가 나자 바로 수화기를 들면 상대방은 각오가 없을 것이다.

누군가와 말을 하고 싶다면, 그가 갑자기 네 앞에 부딪히면 깜짝 놀랐을 것이다. 만약 세 번째 소리가 들리면 상대방은 이미 기다리는 느낌이 든다.

그래서 우리는 두 번째 벨소리가 울리고 나서 마이크를 드는 것이 가장 적합하다.

네가 4번 후에 받는다면, 사과의 말이 있어야 한다. “안녕하세요! 오래 기다리게 했다.”

2. 전화 받는 동작.

첫 전화 벨소리가 울려 왼손을 전화기에 올려 왼손으로 마이크를 들고 오른손으로 전화기록을 진행할 수 있다.

3. 듣는 첫 번째 말.

보통 마이크를 들면 습관적인 첫마디는 ‘여보세요 ’다.

엄격히 말하면, "여보세요" 는 마이크 소리다.

전화를 받는다는 것은 업무의 일부일 때 정련과 여유로운 직업 감각을 구현해야 하기 때문에'야'라는 오프닝 백은 반드시 제거해야 한다.

대신하는 것은 마땅히 인사어다.

인사어의 시간성:

9:00 이전에 좋은 아침

9:00 -12:00,오전은 좋다.

12:00 —13:30,점심은 좋다.

13:30 — 17:30,오후가 좋다;

다른 시간에는'안녕하세요'라고 할 수 있다.

회사의 요구에 따라 인사어에 따르면 회사와 부서 명칭과 당신의 성명을 통보할 수 있습니다.

4, 전화 기록의 내용: 5개 'W' 하나 'H'

'W'는 when, whose (whose), what, where, why, 1개'H'를 가리킨다.

구체적으로 전화기록은 전기시간, 전보인, 전보인, 내신 사유, 어디서 전화, 왜 전화가 왔는지, 어떻게 처리하는지 등을 포함해야 한다.

전화기록을 진행할 때 숫자, 상대방이 말하는 어느 시간, 이메일 주소 등 정보를 반복해서 확인해야 한다.

5, 전화의 이름.

상대방의 성명을 물었을 때 “ 귀하의 성함이 어떻게 되십니까? ” 라고 물었을 때, 직접 “ 이름이 무엇이냐? ” 라고 물어보면 안 됩니다.

상대방이 그의 성명을 알려준다면, 이름 중 한 글자씩 확인해야 한다.

아시다시피 성함은 한 사람의 대표적인 기호이며 성명에 대한 존중은 그의 존중과 동시에 ‘ 음이 다르다는 것을 막을 수 있다.

상대방의 전명을 알았다고 해도 그 이름 중에도 이름을 솔직하게 부르지 말고 가능한 한 ‘성 +직무 ’라는 호칭 방식을 사용하거나 ××선생이나 ×여사님을 말한다.

6. 어휘.

언어가 간결하고 어휘가 고상하고 속어나 예의가 없는 언어를 피해야 한다.

7, 목소리의 파악.

다른 사람과 교류할 때 당신의 이야기는 다른 사람의 영향에 20% 를 차지했으며, 당신의 목소리는 다른 사람의 감염력에 80% 를 차지한 것으로 나타났다.

그래서 목소리의 역할은 만만치 않다.

전화는 적극적이고 명랑해야 한다. 적당한 어속은 교류의 리듬을 조절할 수 있다. 상대방의 말투가 너무 빠르면, 상대방보다 조금 느린 편이다. 반대로 상대방이 말하는 것이 느리다면, 그 사람보다 조금 더 빠르고, 두 가지 상황은 크게 차이가 나지 않는다.

두 사람이 말하는 리듬 차이가 크면, 쌍방이 서로 잘 어울리지 않아 쌍방의 유쾌한 소통에 영향을 줄 수 있다. 어쨌든 목소리는 전화 교류를 할 수 있는 감각을 파악하고 적극적이고 침착한 작업 스타일을 전달한다.

8.

매력.

전화의 다른 한쪽 사람이 너를 볼 수 없다고 생각하지 말고, 자신의 표정에 신경 쓰지 마라.

사실 사람의 정서, 태도, 목소리, 표정, 동작 등은 내재의 상태와 전체적인 통일이다.

자신의 얼굴을 굳히고 듣기 좋은 말을 하려 하지 마라, 그래도 너의 목소리도 메스꺼워 아무 것도

말할 만하다.

미소는 표정뿐만 아니라 아름다운 느낌으로 전화에서 볼 수 없지만 느껴진다!

9. 당신의 정서와 몸짓.

만약 당신이 사무실 테이블에 엎드려 전화를 받는다면 목소리가 답답하고 원활하지 않아 상대방에게 당혹스러울 수 있다. 다른 일에 초조하게 전화하면 상대방이 좀 애타게 될 것이다.

따라서 정서를 파악하고 양호한 신체 자세를 유지하는 것은 필수적이다.

10, 전화 받는 과정 중 각종 상황을 정확하게 처리한다.

상대방이 찾는 사람이 없다면 ‘그 사람 (그녀)은 마땅히 부재됐다 ’거나 ‘공무외출 ’이라거나 동료의 행방을 밝히지 마라.

메시지가 있으면 동료에게 맡기는 것을 잊지 않도록 메모를 남겨 두는 것이 좋다. 일이 너무 많아서 전화의 내용을 잘못 저지르지 않도록 해야 한다.

전화 연결이 필요하다면 "네, 잠시만요."

분기가 무인해서 전송기를 들을 사람이 없다면, 처음 전화를 받는 방식으로 받아들여야 한다.

만약 전화에서 소음이 비교적 커서 상대방이 말을 잘 듣지 못하면 상대방에게 “ 죄송합니다. 말을 잘 듣지 못해서 다시 한 번 거십시오. ”

때때로 사무실 안에는 마침 손님이 있었다. 전화벨소리가 울릴 때 손님에게 예의 바르게 설명해야 한다. “죄송합니다. 전화 좀 받겠습니다.”

자신에게 제때에 받지 못한 전화는 24시간 이내에 회답해야 한다. 특별한 상황이 있으면 적시에 답장을 하지 못하면 상대방에게 간단한 설명을 해야 한다.

11. 전화 받는 시간과 끊기.

비즈니스 전화는 죽을 끓이는 것이 아니다. 시간은 보통 3분을 초과해서는 안 된다.

전화를 끊을 때 예의 바르게 인사하고 전화하는 쪽에서 먼저 전화를 끊는다.