公文の種類の会議紀要の書き方

公文の種類の会議紀要の書き方

一、概念と特徴

会議の記録と会議の文書及びその他の関連資料を加工して整理したもので、会議の基本状況と精神を反映したノンフィクション公文書であり、会議議定事項と重要精神であり、関係機関に実行を要求する文体である。

実行する議事録を送る必要がある場合は、「通知」形式で送ることができます。

会議の議事録には以下のいくつかの特徴があります。

（一）総合性。

会議紀要は会議中の各種資料、会議参加者の発言、会議の要約などを総合的に分析し、まとめて抽出した上で形成されたもので、整理と要約の基本的な特徴があります。

（二）指導性。

この特性は2つの意味が含まれています。1つは会議自体の権威です。2つは会議の議事録が集中的に会議の主旨と決定事項を反映しています。

そこで紀要は、関係機関や人員に対して拘束力を与え、指示、決定、決議などの指揮的公文書のような役割を果たす。

会議の議事録は、会議に出席した同志が単位の指導者に報告し、大衆に伝達する文字の根拠としてもよい。

（三）受験性。

一部の会議紀要は主に実行を徹底するためではなく、上に報告したり、下に通報したりするために必要な時に調べることができます。

二、会議紀要の

会議の性質によって分類して、会議の紀要は大体事務会議の紀要、テーマ会議の紀要、連合席（協調）会議の紀要、座談会の議事録などがあります。

事務会議紀要は、重要な総合的な仕事について、機関や企業、事業体などを記述して討論、研究、議決などを行う会議紀要である。

事務会議の議事録には、通常、定例的な事務会議の議事録があります。即ち、定例的な事務会議の状況とその議決事項を記述する会議の議事録と、現場の事務会議の議事録は、ある重大な問題を解決するために、関係方面と関係機関を集めて現場で研究し、議決あるいは協議する事務会議の議事録です。

テーマ会議の議事録は、座談会の討論、研究の状況と成果を記述するための会議紀要である。

その主な特徴は、テーマの集中性と観点の分離性が結びついており、比較的集中的で統一的な認識をまとめるとともに、さまざまな観点と傾向に関する意見をまとめて表現することである。

三、会議紀要の

会議の議事録は普通2つの大部分に分けられます。

最初の部分には、会議の進行時間、場所、回、主催者、出席と出席者リスト、司会者、会議の議事日程と進行状況、会議の全体的な評価などが記載されています。

第二部分は紀要の中心部分で、会議の主旨、討論意見、議決事項などを反映しています。

会議の性質、規模、議題などによって、大体以下のような書き方ができます。

（一）集中概説法。

この書き方は会議の基本状況、研究の主要問題を討論し、参加者の認識、議定の関連事項（問題解決の措置、方法と要求などを含む）をまとめて述べる方法で、全体の説明と説明を行います。

このような書き方は小型会議の開催に多く使われています。また、討論の問題は単一に集中しています。意見が統一されていて、操作を徹底しやすく、書いた紙面は比較的短いです。

会議の議題が多くなれば、箇条書きにして述べることができます。

（二）箇条書きの叙述法。

大中型会議や議題の多い会議を開催するには、会議の主要内容をいくつかの大きな問題に分けて、その上に番号や見出しをつけて、箇条書きにします。

このような書き方は横方向の分析に重点を置いて述べています。内容は比較的全面的で、問題も細かいと言っています。よく目的、意義、現状の分析及び目標、任務、政策措置などの説明が含まれています。

この種の紀要は一般的に末端の全面的な理解と徹底した会議に用いられる。

（三）発言要約法。

この書き方は会議で典型的で代表的な発言を整理して、内容の要点と精神の本質を抽出し、発言の順序または内容によって、それぞれ加えます。

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このような書き方は参加者の意見を如実に反映することができます。

上級機関の配置によっては、参加者の意見を知る必要がある会議の議事録があります。このような書き方ができます。